Aprenda a elaborar a sua planilha de custos fixos e variáveis

A precificação é uma arte que o bom arquiteto deve dominar para ter sucesso na carreira. Da mesma forma que ele precisa apresentar um preço competitivo, também não pode deixar de cobrir despesas e manter uma margem de lucros razoável para não ficar no prejuízo. Para não se perder nessas contas, é importante montar uma planilha de custos fixos e variáveis. Você já utiliza alguma?

Se a sua resposta foi negativa, não se preocupe! Hoje nós vamos mostrar como elaborar sua própria planilha. Além disso, mesmo que você já use algum modelo, nossas ideias podem ajudá-lo a aperfeiçoá-la, garantindo mais precisão aos seus orçamentos.

Ficou interessado? Então, confira!

Qual a importância do controle de custos?

Todo mundo, ao começar na carreira, já teve dúvidas quanto à precificação dos projetos. Nós já mostramos, em outro post do blog, alguns dos principais métodos para fazer esse cálculo.

Mas se você não tiver um bom controle de custos, a precisão de qualquer método vai ficar comprometida. Depois de ter enviado o orçamento ao cliente, não é mais possível alterá-lo sem afetar negativamente sua credibilidade.

Por isso, uma planilha detalhada é a melhor forma de evitar esse problema. Ela vai ajudá-lo a visualizar todos os gastos envolvidos na obra. Juntando essa informação com o tempo de execução do projeto, você chegará a um preço justo.

Qual a diferença entre custos fixos e variáveis?

Mas apenas fazer uma lista não é suficiente. É preciso diferenciar os custos fixos e variáveis, já que eles interferem na composição dos preços de formas distintas. Vamos entender melhor cada um deles?

Custos fixos

São aqueles que você tem, independentemente de haver contratação ou não. Portanto, eles não dependem do material utilizado para realizar um projeto. O escritório vai precisar pagar por eles todos os meses, sem exceção.

Para o seu escritório funcionar, por exemplo, é preciso pagar:

  • o aluguel do espaço;
  • contas de consumo (água, energia, telefone, internet);
  • imposto predial;
  • salário dos funcionários internos e encargos;
  • seguro;
  • material de escritório e limpeza;
  • serviços de assessoria, como contabilidade;
  • ações de marketing e captação de clientes, entre outros.

Essas e outras despesas compõem o seu custo fixo. Elas podem até variar, dependendo da localização do seu escritório. Em alguns casos, dois ou mais profissionais criam uma sociedade e dividem essa “carga” financeira.

Na maioria das vezes, os arquitetos usam esse valor para calcular a base de sua hora de trabalho. Se a sua despesa fixa é de x reais por mês para um período de 160 horas de atividade, cada hora representa x/160 do total.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que, como o próprio nome diz, são diferentes em cada projeto realizado. Aqui entram os materiais que você vai utilizar, a equipe contratada, seu deslocamento para acompanhamento das obras, impostos sobre serviço etc.

Portanto, os custos variáveis precisam ser analisados caso a caso. Mesmo projetos muito semelhantes, mas realizados em locais ou cidades diferentes, podem ter um cálculo completamente distinto.

Vamos dar um exemplo simples, mas muito claro: imagine que vai projetar o interior de uma cozinha. Então, entre as despesas variáveis desse projeto estão:

  • o material utilizado (pisos, azulejos, rejunte, gesso, tinta, iluminação, mobília e equipamentos etc);
  • a mão-de-obra contratada (pedreiros, pintores, azulejistas, marceneiros, eletricistas, limpeza ao final da obra);
  • o deslocamento para acompanhar a obra (despesas com combustível, pedágio e horas trabalhadas);
  • impostos sobre serviços (que correspondem a um percentual do total).

Esses são apenas alguns exemplos, mas você sabe que esse conjunto pode ser bem variado, de acordo com o projeto e os profissionais necessários para executá-lo.

Como se pode perceber, é importante que o arquiteto mantenha um controle preciso de todos esses custos — tanto os fixos quanto os variáveis. Assim ele vai conseguir realmente dimensionar esses gastos, repassá-lo no orçamento e ainda manter uma margem de lucro razoável.

Como fazer uma planilha de custos fixos e variáveis?

Depois de entender a importância desse controle e qual é a diferença entre os custos fixos e variáveis, é hora de colocar esse conhecimento em prática. Você pode elaborar sua planilha a partir dos seguintes passos:

1. Faça uma lista das despesas

Aqui nós já demos vários exemplos de despesas, tanto fixas quanto variáveis. O primeiro passo para começar sua planilha é listá-las, sempre lembrando de separá-las nessas duas categorias. De preferência, crie outras subdivisões que facilitem a identificação.

2. Anote todos os pagamentos feitos

É possível que, no começo, ainda faltem muitas despesas na sua planilha. Por isso, é importante anotar cada pagamento realizado para depois classificá-lo de acordo com a categoria.

Fique atento a taxas e encargos que às vezes passam despercebidos. Outros gastos que costumam ficar esquecidos são aqueles que se referem ao treinamento e capacitação de profissionais. Coloque-os em sua lista.

3. Adicione uma provisão para imprevistos nas despesas fixas

Embora você não tenha como antecipar esses imprevistos, o fato é que eles sempre acontecem. Em um mês é necessário comprar um equipamento, no outro é a impressora que quebra e precisa de reparos, e assim por diante.

Anote esses gastos e, depois de alguns meses, estabeleça um valor médio para esses imprevistos. Torne-o parte do seu orçamento como uma provisão para incidentes e inclua-o no cálculo da hora de trabalho, sempre de forma proporcional.

4. Inclua investimentos

Todo profissional tem o desejo de crescer. Para isso, vai precisar comprar equipamentos, investir em capacitação própria e dos funcionários e até mesmo transferir seu escritório para um local melhor. Esse é o caminho para se diferenciar no mercado.

Para isso, defina objetivos a curto, médio e longo prazo e crie um planejamento para efetivá-los. Dar um passo de cada vez é a melhor maneira de chegar longe, então não pense apenas no agora e comece a mobilizar recursos para isso.

Calcule o investimento necessário e estabeleça uma data para concretizar seu plano. Dilua esse valor ao longo do período e inclua-o em suas despesas fixas para viabilizar o seu projeto.

5. Reavalie permanentemente

Sua planilha deve ser flexível, de acordo com a realidade da empresa. Por isso, você deve acrescentar ou eliminar itens conforme eles retratam as operações que realmente acontecem ali.

Sempre é importante que, além dos custos, o arquiteto tenha um registro das horas utilizadas para executar os projetos. Aos poucos, ele vai adquirir a percepção necessária para avaliar o esforço exigido para um trabalho, quantificá-lo em tempo e elaborar orçamentos mais precisos.

Qual a relevância do controle financeiro?

Tão importante quanto registrar as despesas, é controlá-las. A planilha vai ajudá-lo a formar uma previsão de custos e elaborar um planejamento financeiro realista. Mas para que tudo isso aconteça, é fundamental acompanhar os pagamentos e evitar gastos desnecessários.

Lembre-se também de não fazer compromissos financeiros contando com previsões excessivamente otimistas. O profissional pode investir, mas com muita prudência. Deve-se evitar gastar recursos que ainda não foram gerados, colocando a saúde financeira do escritório em risco.

Entendeu como elaborar sua planilha de custos fixos e variáveis? Se gostou das dicas e quer saber mais sobre como cobrar por um projeto de arquitetura e precificar os serviços, então continue no blog e confira o post!

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